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Prozesse planen ist mit planYou ganz einfach: Aus dem Aufgabenvorrat können mehrere Aufgaben für eine neue Arbeitsphase, einen Sprint, ausgewählt werden. Sie landen dann im Board und sind für das ganze Team sichtbar.
Im Board werden alle aktuellen Aufgaben angezeigt. Hier können Aufgaben den verantwortlichen Teammitgliedern zugewiesen und weiter bearbeitet werden.
planYou folgt dabei dem Kanban-Prinzip: Je weiter die Bearbeitung fortschreitet, desto weiter nach rechts wandern auch die Aufgaben.
In der Detailansicht jeder Aufgabe werden hilfreiche Informationen wie Standort, Bilder, Dateien und Bearbeitungsverlauf gespeichert. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Stand.
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Im Arbeitsvorrat, auch Backlog genannt, werden alle Arbeiten als einzelne Aufgaben angelegt. Diese Aufgaben bekommen einzelne Arbeitsschritte oder zusätzliche Informationen die für die Bearbeitung notwendig sind. Der Arbeitsvorrat kann entweder Manuell Aufgaben erfassen oder über eine Systemschnittstelle gespeist werden.
Der sogenannte Scrum Master, oder auch Teamleiter, übernimmt die Planung für den kommenden Sprint. Im Idealfall wird die Sprint Planung zusammen mit dem Team durchgeführt, so können alle Kapazitäten erfasst werden. Die Sprint Planung erfasst Aufgaben aus dem Arbeitsvorrat und kann bei Beginn des nächsten Sprints direkt abgerufen werden.
Ein Sprint umfasst eine Arbeitseinheit, üblicherweise ein Zeitraum von einer bis vier Wochen. Das Sprint Intervall wird festgelegt und sollte nicht verändert werden, um dem Team einen Takt vorzugeben in welcher die Aufgaben abgearbeitet werden. Der Scrum Master leitet den Vorgang und prüft die Qualität der Aufgaben. Er kann gegebenenfalls Verbesserungen am Arbeitsvorrat vornehmen um die Effizienz weiter zu erhöhen.
Bei Ende eines Sprints gibt es eine Abschlussrunde, in welcher die abgeschlossene Arbeit überprüft wird und welche Arbeiten es in diesem Sprint nicht zur Vollendung gebracht haben. Diese Überprüfung gibt dem Team Feedback wo Verbesserungen angebracht sind. Zur Erleichterung dieses Prozesses gibt es Datenauswertungen mit Angaben über Dauer und Herausforderungen. Der Scrum Master lässt diese Erkenntnisse in den nächsten Sprint mit einfließen.
Mit Kommentaren können sich Teammitglieder schnell und gezielt zu einer Aufgabe austauschen. Alle Kommentare werden öffentlich im Bearbeitungsverlauf gespeichert. So werden alle im Team über die neuesten Absprachen informiert.
Teammitglieder können einzelne Aufgaben außerdem besonders hervorheben, indem sie sie als „Notfall“, oder „Benötigt-Abstimmung“ markieren. So kann das Team in den dringendsten und wichtigsten Fällen schneller reagieren.
Am Ende jedes Sprints ist im Board sichtbar, was das Team erreicht hat. planYou liefert außerdem statistische Auswertungen für jeden Sprint. Erfolge können so gemeinsam gefeiert und Hindernisse im Prozess identifiziert werden.
So unterstützt planYou die Motivation im Team und eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.
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